面談・担当者会議の録音から記録をつくる方法｜同意の取り方、ボイスレコーダーの選び方、AIで下書きするまで

録音を使うと、記録のどこが楽になるか

記録に時間がかかるのは、書くことそのものより、「何を話したか」を思い出すところだと感じます。録音があれば、ご本人の言い回しや、ご家族が話した回数・時間などを、あとから確かめられます。

一方で、録音はあくまで記録の材料です。1時間の会話をすべて文字にしても、そのままでは記録になりません。残すべきこと（事実、判断、今後の対応）を選ぶのは、これまでどおりケアマネジャーの仕事です。

録音する前に、ご本人・ご家族・出席者の了解を得る

録音は、話している方の声と内容をそのまま残します。録る前に目的を伝えて、了解を得ることを、いちばん最初に決めておきたいところです。事業所の個人情報の取扱い規程に、録音の扱いが書かれているかも確かめてください。

伝えることは、次の4つにしぼると伝わりやすいです。

1. 何のために録るか（記録を正確に書くため）
2. 誰が聞くか（担当のケアマネジャーだけ、など）
3. いつ消すか（記録を書き終えたら消す、など）
4. 断ってもよいこと（録らなくても、支援の内容は変わらないこと）

声のかけ方の例：「今日のお話を正確に記録に残したいので、録音させていただいてもよろしいですか。記録を書き終えたら消します。録音しないほうがよければ、メモで書きますので、遠慮なくおっしゃってください。」

サービス担当者会議では、はじめに出席者の皆さんに伝えます。どなたかが録音を望まないときは、録らずにメモで進めます。了解を得たことは、支援経過に一行残しておくと、あとで確かめられます。

了解を得るときの声かけと、記録に残す一文（6本）

場面ごとの声かけの例と、了解を得たこと（または録音しなかったこと）を支援経過に残すときの例です。事業所の決まりに合わせて、言い回しを変えてお使いください。

声かけの例

支援経過に残す一文

スマートフォンとボイスレコーダー、どちらで録るか

手元のスマートフォンで録れるなら、それがいちばん手軽です。ただ、事業所によっては私用のスマートフォンで、利用者宅の会話を録らない決まりがあります。その場合は、事業所で用意するボイスレコーダーが向いています。

ボイスレコーダーを選ぶときは、機種の名前より、次の5つの条件で見るのがおすすめです。

• mp3で保存できる（wavより小さく、このサイトのAIツールでそのまま読める）
• USBでパソコンにつなぐと、ファイルとして取り出せる（専用のソフトが要らないもの）
• 録音ボタンが大きく、1つの操作で録れる
• 日時を設定できる（ファイルの日付と、記録の日を照らし合わせやすい）
• 本体の操作で録音を消せる

家電量販店や通販サイトで「ボイスレコーダー mp3 USB」と探すと、数千円のものから見つかります。

聞き取りやすく録るコツ

• 録音機は、話す方の近くに置く。テーブルの真ん中より、ご本人の手元のほうがはっきり入ります
• テレビやラジオは、了解を得て音を小さくしてもらう。
• 録り始めに、日付と場面だけを声に出す。「9月15日、ご自宅での面談です」。お名前は言わなくて大丈夫です
• 会議では、発言の前に役割を言ってもらう。「訪問介護です」と一言あるだけで、文字にしたときに誰の発言か分かりやすくなります
• 長くなっても、途中で止めずに続けて構いません。このサイトのツールは、長い録音を区切って文字にします

録音ファイルを、パソコンに移す

録音ファイルを、記録を書くパソコンに移します。

大きさの目安：mp3 なら、1時間でおよそ50〜60MBです（録音機の設定で変わります）。このサイトのツールは、1つのファイルを200MBまで読み込めます。wav は大きくなりやすいので、長い会議は mp3 で録るのがおすすめです。

自分宛てにメールで送る方法は、宛先の間違いが起きやすいので、事業所のルールで認められている場合だけにしてください。

AI記録ツールで、録音から記録の下書きをつくる手順

1. AI記録ツールを「録音から」で開く。下の緑のボタンから開くと、入力欄の上に手順と「録音ファイルをえらぶ」ボタンが出ます。
2. 録音ファイルをえらぶ。はじめての方は「この録音を文字にする」を押すと、最初の1回だけ、Google の無料のAIを使うための「キー」の準備があります（3分ほど・クレジットカードの登録は要りません）。キーを登録ずみなら、12MBくらいまでの録音は、えらんだ時点で文字にし始めます。
3. 文字になるのを待つ。文字起こしは「1 あったことを入れる」の欄に入ります。長い録音は数分かかります。サイトの中でうまく進まないときは「AI Studio で文字にする」をえらぶと、Google の画面で文字にできます。
4. 記録の種類をえらんで、下書きをつくる。「2 どの記録にしますか？」で、支援経過・担当者会議の要点・モニタリングなどをえらび、「記録の文章をつくる」を押します。文字にし終わったときに出る「このまま記録の文章をつくる」から進むこともできます。
5. 確かめて、欄ごとにコピーする。録音にない内容が足されていないか、数字や日付が合っているかを見てから、介護ソフトに貼り付けます。

アセスメントの面談なら、アセスメントAIでも、認定調査票などの書類と一緒に録音を入れられます。

個人情報と、録音の消し方

録音には、お名前やご家族の事情など、書類より多くの情報が入ります。次のことを事業所で決めておくと安心です。

• 無料のキーで送った内容は、Google のサービス改善に使われる場合があります。事業所のルールで認められない場合は、課金を設定したキーを使う、録音ではなくメモから下書きする、などをえらんでください（有料で使うときの扱いは、Google の最新の規約をご確認ください）
• 録音を消すタイミング（記録を確定したら、ボイスレコーダー・パソコン・スマートフォンのすべてから消す）
• 録音機の保管場所（事業所内の決まった場所、持ち出しの記録）
• 共用のパソコンに、ファイルを残さない（デスクトップや「ダウンロード」のフォルダも確かめる）

このサイトのAIツールは、録音も文字起こしも、このサイトのサーバーには保存しません。録音は、ブラウザから直接 Google のAIに送られます。こういう使い方がやりやすい、ここが不安、といった声があれば、ぜひ教えてください。